Trong quá trình thực hiện công tác quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, chủ đầu tư, đơn vị kiểm toán hoặc đơn vị thẩm tra quyết toán thường rà soát tính hợp lệ của hồ sơ pháp lý công trình.
Thực tế phát sinh trường hợp hồ sơ hoàn thành công trình thể hiện:
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị tư vấn thiết kế;
- Chữ ký của chủ nhiệm thiết kế trên bản vẽ thiết kế thi công;
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công trên bản vẽ hoàn công;
được sử dụng dưới hình thức chữ ký khắc sẵn, sau đó đóng dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
Từ đó đặt ra vấn đề pháp lý: Nhà thầu có được phép sử dụng chữ ký khắc sẵn trong thiết kế bản vẽ thi công và bản vẽ hoàn công hay không?
1. Quy định về chữ ký trong hồ sơ thiết kế xây dựng
Điểm b khoản 1 Điều 33 Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/3/2021 của Chính phủ quy định:
“Trong khung tên từng bản vẽ phải có tên, chữ ký của người trực tiếp thiết kế, người kiểm tra thiết kế, chủ trì thiết kế, chủ nhiệm thiết kế. Người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thiết kế xây dựng phải xác nhận vào hồ sơ và đóng dấu của nhà thầu thiết kế xây dựng trong trường hợp nhà thầu thiết kế xây dựng là tổ chức”.
Theo quy định trên, pháp luật sử dụng thuật ngữ “chữ ký” và “xác nhận”, không có quy định cho phép sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn để thay thế việc ký trực tiếp.
Việc yêu cầu ký trên hồ sơ thiết kế nhằm xác định:
- Người trực tiếp chịu trách nhiệm về nội dung thiết kế;
- Trách nhiệm nghề nghiệp của chủ trì, chủ nhiệm thiết kế;
- Trách nhiệm pháp lý của đơn vị tư vấn thiết kế.
2. Quy định về chữ ký đối với bản vẽ hoàn công
Theo hướng dẫn của Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng – Bộ Xây dựng, được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ:
“Bản vẽ hoàn công gốc phải có đầy đủ họ tên, chữ ký theo quy định”.
Bản vẽ hoàn công là tài liệu phản ánh hiện trạng thực tế sau thi công, làm cơ sở nghiệm thu, thanh toán và quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.
Do đó, việc ký xác nhận trên bản vẽ hoàn công nhằm xác định trách nhiệm của chủ thể ký đối với nội dung và khối lượng công việc đã thực hiện.
Pháp luật hiện hành không có quy định ghi nhận dấu chữ ký khắc sẵn thay thế chữ ký trực tiếp trên hồ sơ hoàn công.
3. Hồ sơ thiết kế, hồ sơ hoàn công sử dụng trong quyết toán phải tuân thủ quy định về kế toán
Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định:
“Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn”.
Trong nội dung giải đáp của Bộ Xây dựng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ xác định:
Hồ sơ thiết kế thi công và bản vẽ hoàn công là tài liệu làm căn cứ phục vụ quyết toán vốn đầu tư hoàn thành, đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán.
Như vậy, các hồ sơ này ngoài việc tuân thủ quy định chuyên ngành xây dựng còn phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật kế toán.
4. Chế tài xử phạt đối với việc sử dụng chữ ký khắc sẵn không đúng quy định
Điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 quy định:
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi:
“Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn”.
Ngoài ra, điểm đ khoản 2 Điều 8 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định:
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:
“Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ”.
Theo Điều 4 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP:
Mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Như vậy, đối với trường hợp hồ sơ thiết kế thi công, bản vẽ hoàn công được sử dụng làm căn cứ thanh toán, quyết toán và ghi nhận kế toán, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro xử phạt hành chính theo quy định nêu trên.
5. Việc sử dụng chữ ký khắc sẵn có ảnh hưởng đến hồ sơ quyết toán vốn đầu tư hay không?
Đối với hồ sơ quyết toán vốn đầu tư hoàn thành, tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền thực hiện thẩm tra, kiểm toán hoặc thanh tra.
Trường hợp hồ sơ gốc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn thay cho chữ ký của người có trách nhiệm, có thể phát sinh các rủi ro như:
- Bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ;
- Phát sinh tranh luận về chủ thể chịu trách nhiệm đối với hồ sơ;
- Kéo dài thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết toán;
- Tăng rủi ro pháp lý trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra sau này.
Ý kiến pháp lý của PQLAW
Từ các căn cứ pháp lý nêu trên, PQLAW nhận thấy:
Thứ nhất, pháp luật xây dựng hiện hành không có quy định cho phép sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn thay thế chữ ký trực tiếp trong hồ sơ thiết kế xây dựng hoặc bản vẽ hoàn công.
Thứ hai, đối với hồ sơ thiết kế thi công và bản vẽ hoàn công sử dụng làm căn cứ quyết toán vốn đầu tư, các tài liệu này đồng thời phải tuân thủ quy định của pháp luật kế toán về chữ ký.
Thứ ba, việc đóng dấu pháp nhân sau khi sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn không đương nhiên làm phát sinh giá trị pháp lý tương đương chữ ký trực tiếp.
Để hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng:
- Chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền; hoặc
- Chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ theo quy định pháp luật.
Việc bảo đảm đầy đủ chữ ký hợp lệ ngay từ giai đoạn lập hồ sơ sẽ giúp hạn chế các vướng mắc trong quá trình nghiệm thu, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư cũng như thanh tra, kiểm toán sau này
PQLAW hỗ trợ tư vấn doanh nghiệp về hợp đồng, quản trị rủi ro pháp lý, chữ ký điện tử, hồ sơ nội bộ và thủ tục pháp lý doanh nghiệp.
Theo báo chính phủ: https://baochinhphu.vn/
Liên hệ PQLAW để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
Tổng hợp PQLAW Team.
Hỗ trợ miễn phí ngay Hotline: 0977.555.775