Từ hòa giải tại UBND cấp xã đến khởi kiện tại Tòa án
Tranh chấp đất đai là một trong những loại tranh chấp dân sự phổ biến và phức tạp, đặc biệt đối với các trường hợp tranh chấp ranh giới, lối đi, quyền sử dụng đất, đất mua bán bằng giấy tay, đất thừa kế, đất chưa được cấp Giấy chứng nhận hoặc tranh chấp liên quan đến nguồn gốc và quá trình sử dụng đất.
Theo quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Luật Đất đai 2024 và các quy định về phân định thẩm quyền khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, người dân cần xác định đúng loại tranh chấp, đúng cơ quan có thẩm quyền và đúng trình tự ngay từ đầu.
PQLAW tổng hợp quy trình cơ bản như sau:
I. QUY TRÌNH TỔNG QUÁT
Phát sinh tranh chấp đất đai
↓
BƯỚC 1: Thu thập hồ sơ – xác định nguồn gốc đất
↓
BƯỚC 2: Gửi đơn yêu cầu hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất
↓
HÒA GIẢI THÀNH
→ Lập biên bản hòa giải thành
→ Nếu có thay đổi ranh giới, diện tích hoặc người sử dụng đất thì thực hiện thủ tục đăng ký đất đai/cấp Giấy chứng nhận theo quy định.
HÒA GIẢI KHÔNG THÀNH
↓
BƯỚC 3: Xác định hướng giải quyết tiếp theo
→ Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền
hoặc, đối với trường hợp pháp luật cho phép:
→ Yêu cầu cơ quan hành chính có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai.
Cụ thể các bước:
II. BƯỚC 1 – THU THẬP VÀ KIỂM TRA HỒ SƠ ĐẤT ĐAI
Trước khi gửi đơn hòa giải hoặc khởi kiện, người có tranh chấp nên tập hợp tối đa tài liệu chứng minh quá trình quản lý, sử dụng đất.
Các tài liệu quan trọng thường gồm:
1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
2. Giấy tờ về quyền sử dụng đất qua các thời kỳ;
3. Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế;
4. Giấy mua bán đất viết tay;
5. Giấy giao đất, cấp đất;
6. Bản đồ địa chính;
7. Trích đo địa chính;
8. Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận;
9. Biên lai nộp thuế, nghĩa vụ tài chính;
10. Tài liệu chứng minh quá trình quản lý, sử dụng đất;
11. Hình ảnh, video hiện trạng;
12. Giấy tờ xây dựng nhà, công trình trên đất;
13. Lời khai hoặc thông tin của người biết rõ nguồn gốc đất;
14. Các văn bản, biên bản làm việc trước đây với cơ quan nhà nước.
Lưu ý thực tiễn: Trong tranh chấp đất đai, việc có Giấy chứng nhận chưa phải lúc nào cũng đồng nghĩa chắc chắn thắng kiện. Tòa án có thể phải xem xét toàn bộ nguồn gốc đất, quá trình sử dụng, giao dịch, hồ sơ địa chính và các chứng cứ khác liên quan.
III. BƯỚC 2 – HÒA GIẢI TẠI UBND CẤP XÃ NƠI CÓ ĐẤT TRANH CHẤP
Theo Điều 235 Luật Đất đai 2024, trước khi cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai theo Điều 236, các bên phải thực hiện hòa giải tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp.
Người yêu cầu chuẩn bị:
01 bộ hồ sơ, cơ bản gồm:
1. Đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai;
2. Giấy chứng nhận hoặc giấy tờ về quyền sử dụng đất;
3. Giấy tờ về nguồn gốc đất;
4. Bản đồ, trích đo hoặc tài liệu xác định vị trí đất;
5. Hợp đồng, giấy mua bán, giấy cho tặng, thừa kế nếu có;
6. Các chứng cứ khác liên quan đến tranh chấp.
Có thể nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc UBND cấp xã theo thủ tục được công bố tại địa phương.
Theo thủ tục hành chính hiện hành, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, Chủ tịch UBND cấp xã phải thông báo bằng văn bản về việc thụ lý cho các bên tranh chấp và cơ quan đăng ký đất đai có liên quan; nếu không thụ lý phải thông báo và nêu rõ lý do.
Thời hạn thực hiện thủ tục hòa giải về nguyên tắc không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hòa giải.
IV. UBND CẤP XÃ LÀM GÌ SAU KHI NHẬN ĐƠN?
UBND cấp xã sẽ tiến hành các công việc cần thiết để xác định nội dung vụ tranh chấp, trong đó có thể bao gồm:
1. Xác minh nguồn gốc đất
Xem xét người sử dụng đầu tiên, thời điểm bắt đầu sử dụng, quá trình chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế và các biến động liên quan.
2. Kiểm tra hồ sơ địa chính
Đối chiếu bản đồ địa chính, hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ đăng ký biến động và tài liệu quản lý đất đai qua các thời kỳ.
3. Xác minh hiện trạng
Khi cần thiết có thể kiểm tra thực địa, xác định ranh giới, diện tích và hiện trạng sử dụng đất.
4. Thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai
Hội đồng do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã làm Chủ tịch Hội đồng và có các thành phần theo quy định của Luật Đất đai.
5. Tổ chức cuộc họp hòa giải
Các bên tranh chấp được trình bày yêu cầu, chứng cứ và quan điểm của mình.
Trường hợp một bên được triệu tập nhưng vắng mặt đến lần thứ hai thì được xem là hòa giải không thành.
V. KẾT QUẢ HÒA GIẢI
1. Trường hợp hòa giải thành
UBND cấp xã lập Biên bản hòa giải thành.
Nếu kết quả hòa giải làm thay đổi:
- Ranh giới thửa đất;
- Diện tích;
- Hoặc người sử dụng đất,
thì trong trường hợp thuộc Điều 235 Luật Đất đai, các bên cần thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định.
2. Trường hợp hòa giải không thành
UBND cấp xã lập Biên bản hòa giải không thành.
Đây là tài liệu đặc biệt quan trọng để người có quyền lợi bị xâm phạm tiếp tục yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc tiến hành khởi kiện.
VI. BƯỚC 3 – HÒA GIẢI KHÔNG THÀNH THÌ ĐI ĐÂU?
Đây là bước người dân rất dễ nhầm.
TRƯỜNG HỢP 1: CÓ GIẤY CHỨNG NHẬN HOẶC GIẤY TỜ VỀ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT
Nếu một trong các bên có Giấy chứng nhận hoặc có một trong các loại giấy tờ theo Điều 137 Luật Đất đai 2024, tranh chấp thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 236 thì Tòa án giải quyết.
Quy trình cơ bản:
Hòa giải tại xã không thành
↓
Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện
↓
Nộp đơn tại Tòa án có thẩm quyền
↓
Tòa án xem xét đơn
↓
Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí nếu thuộc trường hợp phải nộp
↓
Thụ lý vụ án
↓
Thu thập chứng cứ – xem xét, thẩm định tại chỗ – định giá khi cần thiết
↓
Hòa giải tại Tòa án
↓
Không hòa giải được → đưa vụ án ra xét xử
↓
Bản án sơ thẩm
↓
Kháng cáo/kháng nghị nếu có
↓
Xét xử phúc thẩm
↓
Thi hành bản án, quyết định có hiệu lực.
VII. TRƯỜNG HỢP 2 – ĐẤT KHÔNG CÓ GIẤY CHỨNG NHẬN VÀ KHÔNG CÓ GIẤY TỜ THEO ĐIỀU 137
Đối với trường hợp các bên không có Giấy chứng nhận và cũng không có các giấy tờ về quyền sử dụng đất theo Điều 137 Luật Đất đai 2024, sau khi thực hiện hòa giải theo quy định, các bên có quyền lựa chọn:
Phương án 1
Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.
Phương án 2
Yêu cầu cơ quan hành chính có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai.
Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn chiến lược giải quyết vụ việc.
VIII. THẨM QUYỀN MỚI CỦA CHỦ TỊCH UBND CẤP XÃ TỪ 01/7/2025
Một thay đổi rất quan trọng mà người dân cần biết:
Từ 01/7/2025, theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực đất đai, thẩm quyền trước đây của Chủ tịch UBND cấp huyện đối với việc giải quyết một số tranh chấp đất đai đã được chuyển giao cho Chủ tịch UBND cấp xã.
Theo đó, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư với nhau thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 3 Điều 236 Luật Đất đai.
Do đó, các bài hướng dẫn cũ còn ghi:
“Hòa giải tại xã không thành → gửi đơn lên Chủ tịch UBND cấp huyện”
cần được kiểm tra lại trước khi áp dụng.
IX. PHÂN BIỆT HAI THỦ TỤC TẠI UBND CẤP XÃ
Đây là điểm rất dễ gây nhầm lẫn sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp.
THỦ TỤC 1: HÒA GIẢI TRANH CHẤP ĐẤT ĐAI
UBND cấp xã tổ chức hòa giải theo Điều 235 Luật Đất đai 2024.
Thời hạn: về nguyên tắc không quá 30 ngày.
Kết quả: Biên bản hòa giải thành hoặc hòa giải không thành.
THỦ TỤC 2: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP THUỘC THẨM QUYỀN CHỦ TỊCH UBND CẤP XÃ
Đây là một thủ tục giải quyết tranh chấp riêng, áp dụng đối với trường hợp thuộc thẩm quyền hành chính và người yêu cầu lựa chọn con đường này.
Theo thủ tục hành chính hiện hành, thời hạn giải quyết thông thường là 45 ngày; một số địa bàn đặc thù được kéo dài theo quy định.
Kết quả cuối cùng là quyết định giải quyết tranh chấp đất đai.
Như vậy, không nên hiểu rằng cứ hòa giải không thành tại xã thì xã đã “giải quyết xong tranh chấp”. Hai thủ tục này có căn cứ, mục đích và kết quả pháp lý khác nhau.
X. HỒ SƠ KHỞI KIỆN TRANH CHẤP ĐẤT ĐAI
Một bộ hồ sơ khởi kiện thường cần chuẩn bị:
1. Đơn khởi kiện;
2. CCCD/hộ chiếu của người khởi kiện;
3. tài liệu chứng minh nơi cư trú của các bên khi cần thiết;
4. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu có;
5. giấy tờ về nguồn gốc đất;
6. hợp đồng, giấy mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế;
7. biên bản hòa giải tại UBND cấp xã trong trường hợp pháp luật yêu cầu;
8. bản đồ, trích đo địa chính;
9. hình ảnh và tài liệu về hiện trạng sử dụng;
10. văn bản của cơ quan quản lý đất đai;
11. tài liệu chứng minh quá trình quản lý, sử dụng đất;
12. các chứng cứ chứng minh yêu cầu khởi kiện.
XI. NHỮNG VIỆC NÊN LÀM NGAY KHI PHÁT SINH TRANH CHẤP
Khi phát hiện đất bị lấn chiếm, tranh chấp ranh giới hoặc có người khác cho rằng đất thuộc quyền sử dụng của họ, người sử dụng đất không nên chỉ tập trung vào việc tranh luận ai đúng, ai sai.
Điều quan trọng hơn là phải bảo toàn chứng cứ.
Nên nhanh chóng:
- Sao lưu toàn bộ giấy tờ đất;
- Xin trích lục hồ sơ địa chính khi cần thiết;
- Xác định bản đồ và ranh giới qua các thời kỳ;
- Chụp ảnh, quay video hiện trạng;
- Ghi nhận công trình, cây trồng, hàng rào, mốc giới;
- Xác định những người biết rõ nguồn gốc đất;
- Lưu lại giấy mua bán, biên nhận, giấy giao đất cũ;
- Hạn chế tự ý phá dỡ tài sản hoặc sử dụng vũ lực để giành lại đất;
- Xác định chính xác loại tranh chấp trước khi lựa chọn thủ tục pháp lý.
Một vụ án đất đai không chỉ được quyết định bởi việc “ai đang giữ sổ đỏ”, mà phụ thuộc rất lớn vào nguồn gốc đất, quá trình quản lý sử dụng và hệ thống chứng cứ của mỗi bên.
XII. CĂN CỨ PHÁP LÝ CHÍNH
- Luật Đất đai số 31/2024/QH15 và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
- Điều 235 Luật Đất đai 2024 về hòa giải tranh chấp đất đai;
- Điều 236 Luật Đất đai 2024 về thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai;
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp, phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai;
- Quyết định 2304/QĐ-BNNMT ngày 23/6/2025 công bố thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai;
- Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và các quy định sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực;
- Luật số 85/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số quy định về tố tụng, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
PQLAW – TƯ VẤN GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP ĐẤT ĐAI
Các vụ việc tranh chấp đất đai thường kéo dài và có giá trị tài sản lớn. Việc lựa chọn sai yêu cầu khởi kiện, sai cơ quan có thẩm quyền hoặc không thu thập đầy đủ chứng cứ ngay từ đầu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giải quyết vụ việc.
PQLAW hỗ trợ:
1. Kiểm tra hồ sơ, nguồn gốc và pháp lý thửa đất;
2. Đánh giá khả năng bảo vệ quyền sử dụng đất;
3. Tra cứu, thu thập và hệ thống hóa hồ sơ địa chính;
4. Soạn đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp;
5. Tham gia hòa giải tại UBND cấp xã;
6. Soạn đơn khởi kiện và xác định yêu cầu khởi kiện;
7. Tham gia tố tụng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng tại Tòa án;
8. Hỗ trợ thi hành bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật.
Bài viết mang tính chất cung cấp thông tin pháp lý chung. Việc áp dụng pháp luật cần căn cứ hồ sơ và tình tiết cụ thể của từng vụ việc.
PQLAW.VN – Đồng hành bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng trong các tranh chấp đất đai.
Hotline: 0977.555.775
Email: pqlaw.vn@gmail.com
Website: PQLAW.VN